Politique de confidentialité

L'essentiel. Zoey ne vend aucune donnée, n'affiche aucune publicité, n'utilise aucun rejeu de session et ne charge aucune ressource depuis un serveur tiers. Les données applicatives sont hébergées dans l'Union européenne. Les informations relatives aux enfants ne sont accessibles qu'à la ou au professionnel·le et, pour chaque foyer, aux personnes auxquelles elle ou il a remis un accès.

1. Champ d'application

Cette politique s'applique :

• au site public zoey.fr ;
• à l'application mobile Zoey destinée aux assistants maternels, aux assistantes maternelles et aux autres personnes qui travaillent dans la petite enfance ;
• à l'espace web en lecture remis aux familles ;
• aux échanges adressés à contact@zoey.fr.

Les traitements liés à l'espace famille — remise d'un accès, session, consultation, compte famille, e-mail et notification de la semaine — sont décrits tels qu'ils sont mis en œuvre à l'ouverture de cet espace. Tant que l'espace famille n'est pas ouvert, ces traitements n'ont pas lieu.

2. Qui est responsable des traitements ?

2.1 Données de compte, sécurité et fonctionnement de Zoey

JCT Software Consulting, 102 route du Bas Privas, 69390 Charly, est responsable des traitements nécessaires à la création et à la sécurisation des comptes, à l'exploitation technique, au support, à la prévention des abus et à l'amélioration de Zoey.

Aucun délégué à la protection des données n'a été désigné, cette désignation n'étant pas requise par l'article 37 du RGPD au regard de ces traitements. Les demandes sont adressées au contact indiqué au paragraphe 11.

2.2 Données saisies par la ou le professionnel·le sur les enfants et les familles

La ou le professionnel·le, ou la structure qui utilise Zoey, décide pourquoi et comment sont traitées les informations relatives aux enfants, aux responsables légaux et aux contacts du foyer. Elle ou il est donc responsable du traitement. JCT Software Consulting héberge, synchronise et affiche ces données sur ses instructions, en qualité de sous-traitant. Le contrat de sous-traitance prévu à l'article 28 du RGPD figure dans les conditions générales d'utilisation.

JCT Software Consulting ne choisit pas les informations que la ou le professionnel·le saisit, n'en vérifie pas l'exactitude et ne décide pas à quelles personnes elle ou il remet un accès famille. Zoey fournit le lien technique permettant de stocker, synchroniser, cloisonner et afficher ces informations au foyer concerné selon les actions et instructions de la ou du professionnel·le. JCT Software Consulting reste toutefois tenu de ses obligations propres de sous-traitant, notamment en matière de sécurité, de confidentialité, d'assistance et de respect des instructions documentées.

Pour une demande portant sur le carnet, le profil ou les allergies d'un enfant, la famille contacte d'abord la ou le professionnel·le qui a recueilli les données. JCT Software Consulting l'assiste pour répondre à la demande.

2.3 Sécurité des sessions et mesure d'usage de l'espace famille

JCT Software Consulting est responsable du traitement des seules métadonnées techniques de session : adresse IP, agent utilisateur, horodatage, identifiants opaques, codes d'erreur et compteurs. L'intérêt légitime poursuivi est de prévenir les accès non autorisés, de diagnostiquer les incidents et de vérifier que le service rendu aux familles est utile. Ces données ne servent ni à la publicité ni à établir un profil commercial.

Dès qu'une de ces informations est rattachée à un foyer, à un enfant ou à une personne identifiée par la ou le professionnel·le — c'est le cas de l'historique de consultation restitué à la ou au professionnel·le dans l'application —, elle relève au contraire du paragraphe 2.2 et JCT Software Consulting la traite en qualité de sous-traitant. Cette frontière est reprise à l'identique au point A.1 bis de l'annexe des conditions générales d'utilisation.

2.4 Compte famille, e-mail et notification de la semaine

Un membre de la famille peut rattacher son accès à son adresse e-mail, ou l'ouvrir depuis une invitation que la ou le professionnel·le a envoyée à cette adresse. Ce compte famille n'appartient à aucune structure : il permet à la personne qui le détient de se reconnecter avec un code reçu par e-mail, de recevoir l'e-mail annonçant que le programme de la semaine est disponible et, si elle la demande, une notification sur son navigateur. Elle arrête l'e-mail et la notification, et supprime son compte, elle-même depuis le profil de l'espace famille. JCT Software Consulting est responsable du traitement de l'adresse de ce compte, des codes qui y sont envoyés, de ces envois et des réglages associés.

Les accès que ce compte ouvre restent décidés par la ou le professionnel·le : le rattachement du compte à un foyer, sa révocation et ce que le foyer affiche relèvent du paragraphe 2.2.

3. Données traitées directement par JCT Software Consulting

JCT Software Consulting collecte ainsi des éléments strictement techniques pour assurer la maintenance corrective et préventive, suivre la disponibilité, la sécurité et les performances de la plateforme, diagnostiquer les incidents et améliorer sa fiabilité. Ces éléments ne contiennent ni identité directement lisible, ni contenu du carnet, ni note libre, ni information saisie au sujet d'un enfant ou de sa famille.

Ils sont anonymisés lorsque le suivi peut être réalisé à partir de mesures agrégées. Lorsqu'un diagnostic exige de rapprocher temporairement plusieurs événements, ils sont pseudonymisés au moyen d'identifiants techniques opaques et restent traités comme des données personnelles. Ils ne sont utilisés ni à des fins publicitaires, ni pour établir un profil commercial ou comportemental.

L'e-mail et la notification de la semaine ne contiennent ni le menu, ni le prénom d'un enfant, ni aucune information saisie par la ou le professionnel·le : ils indiquent seulement que le programme d'une semaine est disponible et renvoient à l'espace famille. L'e-mail est envoyé une fois par semaine, lorsque la ou le professionnel·le la finalise pour la première fois, à chaque compte famille dont l'accès à un enfant gardé cette semaine est ouvert. Il s'arrête et se remet depuis le profil de l'espace famille, comme l'indique chaque message. Un appareil ouvert par un QR code sans adresse e-mail ne reçoit ni e-mail ni notification.

Les champs nécessaires à la connexion et à la fourniture du service sont obligatoires. Sans adresse e-mail valide, le code de connexion ne peut pas être reçu. Les autres champs sont signalés comme facultatifs dans l'interface.

4. Données traitées pour le compte de la ou du professionnel·le

Selon les fonctions utilisées, Zoey peut traiter :

• les nom, prénom, date de naissance, jours de présence et notes concernant un enfant ;
• les allergies, allergènes et précisions associées, qui peuvent constituer des données de santé ;
• les préférences alimentaires et les aliments servis ;
• le journal quotidien : repas et appréciations, biberons, changes, siestes, notes et demandes ;
• les menus, activités, sorties, rappels et répertoires de la ou du professionnel·le ;
• le nom du foyer et les coordonnées de ses contacts : nom, e-mail, téléphone et lien de conversation éventuellement renseigné ;
• les informations de remise et d'utilisation de l'accès famille.

La version actuellement prévue ne traite pas de photographies d'enfants. Cette fonction ne sera activée qu'après mise en place d'un consentement distinct, daté et révocable, et mise à jour préalable de cette politique.

La ou le professionnel·le doit déterminer une base juridique valable pour chaque traitement et, pour les données de santé, une condition autorisant leur traitement au titre de l'article 9 du RGPD. Elle ou il informe les responsables légaux, respecte leurs droits et ne saisit que les informations utiles à l'accueil de l'enfant.

5. D'où viennent les données ?

Les données de compte sont fournies par la ou le professionnel·le. Les données relatives aux enfants et aux familles sont saisies par la ou le professionnel·le à partir des informations que les responsables légaux lui communiquent et de ses observations pendant l'accueil. Les données techniques sont produites automatiquement par l'application, le navigateur, les serveurs et les mécanismes de sécurité.

6. Qui reçoit les données ?

Dans la limite de ce qui est nécessaire, les données peuvent être accessibles :

• à la ou au professionnel·le et aux membres autorisés de sa structure ;
• aux contacts d'un foyer disposant d'une session valide, uniquement pour les enfants de ce foyer ;
• aux personnes habilitées de JCT Software Consulting pour l'exploitation, la sécurité et le support, sans accès courant au contenu des carnets ;
• aux prestataires ci-dessous, soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité ;
• aux autorités légalement habilitées, uniquement lorsqu'un texte l'exige.

Prestataires et sous-traitants

La notification de la semaine est acheminée jusqu'au navigateur par le service de notification de son éditeur — celui que le navigateur a choisi lui-même, par exemple Google, Mozilla ou Microsoft. Le message lui parvient chiffré avec les clés du navigateur, et il n'en connaît pas le contenu.

Le site public ne charge aucune ressource depuis un serveur tiers : la police de caractères est servie depuis zoey.fr, de sorte qu'aucune adresse IP de visiteur n'est transmise à un fournisseur extérieur.

JCT Software Consulting n'utilise ni Stripe, ni outil publicitaire, ni service de rejeu de session dans la version décrite par cette politique. La liste est mise à jour avant tout ajout d'un prestataire ayant accès à des données personnelles.

7. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

En cas de restauration d'une sauvegarde, les suppressions intervenues depuis sa création sont réappliquées. Les données peuvent aussi être conservées plus longtemps lorsqu'une obligation légale l'impose ou lorsqu'elles sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

8. Où les données sont-elles hébergées ?

La base de données, les services applicatifs, le stockage de fichiers et la télémétrie de production sont configurés dans la région Azure France Central. Le site public, qui ne contient aucune donnée applicative, est hébergé en Europe de l'Ouest.

Microsoft fournit ses services dans le cadre de son avenant de protection des données et de sa frontière européenne des données. Certains accès distants ou flux techniques limités, décidés par Microsoft pour l'exploitation, le support ou la sécurité de ses services, peuvent néanmoins constituer un transfert hors de l'Espace économique européen. Ils sont encadrés notamment par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les garanties prévues par les contrats Microsoft.

En dehors de ces accès, aucun transfert de données hors de l'Espace économique européen n'est réalisé par JCT Software Consulting. Une copie des garanties applicables peut être demandée à contact@zoey.fr.

9. Comment les données sont-elles protégées ?

Zoey met notamment en œuvre :

• le chiffrement des communications par HTTPS et le chiffrement fourni par Azure pour les données stockées ;
• une séparation logique des données de chaque structure et de chaque foyer ;
• des codes de connexion à durée courte, un nombre d'essais limité et des jetons stockés sous forme hachée ;
• des sessions famille révocables, un cookie sécurisé et des liens de remise à usage unique ;
• un stockage sécurisé des jetons sur le téléphone et une base locale propre à l'application ;
• des sauvegardes, des contrôles de disponibilité et une supervision limitant les données journalisées ;
• l'absence de prénom, de contenu de carnet et de note libre dans la télémétrie technique.

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données, JCT Software Consulting applique les obligations de notification prévues par le RGPD et assiste la ou le professionnel·le lorsqu'elle ou il est responsable du traitement concerné.

10. Cookies, stockage local et traceurs

• Site public : Zoey ne dépose aucun cookie, ni publicitaire, ni de mesure d'audience, et ne charge aucune ressource depuis un serveur tiers.
• Espace famille : un cookie strictement nécessaire, sécurisé, HttpOnly et SameSite=Lax conserve la session. Sa durée maximale est de 90 jours glissants. Refuser ou supprimer ce cookie déconnecte l'appareil. Si la personne active la notification de la semaine, et seulement dans ce cas, le navigateur enregistre un script de service de l'espace famille, l'abonnement qu'il a lui-même créé et une indication locale que cet abonnement a été transmis ; désactiver la notification les retire.
• Application : les jetons sont conservés dans le stockage sécurisé du téléphone. La base locale permet l'utilisation hors ligne et la synchronisation ultérieure.

La mesure d'usage de l'espace famille mentionnée au paragraphe 3 n'écrit et ne lit rien de supplémentaire sur l'appareil : elle est établie côté serveur à partir du seul cookie de session strictement nécessaire. Elle sert uniquement à produire des statistiques d'usage du service, ses résultats ne sont pas recoupés avec d'autres traitements ni transmis à un tiers, et elle ne permet pas de suivre une personne sur d'autres sites ou applications. Aucun consentement n'est donc requis au titre de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés. Si cette mesure devait un jour dépasser ce cadre, un consentement préalable serait recueilli et cette politique mise à jour.

11. Vos droits

Selon le traitement et sa base juridique, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité. Lorsqu'un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment sans remettre en cause les opérations déjà réalisées licitement.

Droit d'opposition. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur l'intérêt légitime de JCT Software Consulting — à savoir la sécurisation des comptes, la supervision technique, la tenue du compte famille et la mesure d'usage de l'espace famille décrites au paragraphe 3. Il est alors mis fin au traitement, sauf motif légitime impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés, ou nécessité liée à la défense de droits en justice. L'e-mail de la semaine, lui, s'arrête sans avoir à motiver la demande, d'un geste depuis le profil de l'espace famille.

Directives post mortem. Conformément à l'article 85 de la loi Informatique et Libertés, vous pouvez définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès, et désigner une personne chargée de leur exécution. Ces directives peuvent être communiquées à contact@zoey.fr et modifiées ou révoquées à tout moment.

Pour un compte Zoey, un contact ou des données techniques

Écrivez à contact@zoey.fr ou à JCT Software Consulting, 102 route du Bas Privas, 69390 Charly. Une preuve d'identité ne sera demandée qu'en cas de doute raisonnable et seulement dans la mesure nécessaire.

Pour les informations d'un enfant ou d'un foyer

Adressez-vous en priorité à la ou au professionnel·le ou à la structure d'accueil, responsable du traitement. Elle ou il peut demander à JCT Software Consulting de lui fournir un export, de corriger les données ou de les supprimer. Une procédure écrite est disponible même lorsqu'un bouton dédié n'est pas encore présent dans l'application.

Une réponse est apportée en principe dans un délai d'un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

12. Supprimer un compte et les données associées

La demande de suppression d'un compte Zoey et des données qui lui sont rattachées est adressée à contact@zoey.fr, depuis l'adresse e-mail du compte, avec la mention « suppression de compte ». Aucun autre justificatif n'est demandé, sauf doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Ce qui se passe ensuite :

Sont supprimés : le compte, la structure, les profils d'enfants, le journal, les menus, les activités, les répertoires, les sessions famille et les jetons associés. Sont conservés, avec un accès restreint et pour la seule durée exigée : les éléments que la loi impose de garder et ceux qui sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice, selon les durées du paragraphe 7.

Lorsque la demande porte sur les données d'un enfant ou d'un foyer, elle est adressée à la ou au professionnel·le, responsable du traitement, qui en donne l'instruction à JCT Software Consulting.

Un compte famille se supprime directement depuis le profil de l'espace famille, bouton « Supprimer mon compte » : l'adresse, les accès qu'elle ouvre, les appareils connectés avec elle et leurs abonnements aux notifications sont effacés immédiatement. Le carnet de l'enfant, lui, reste tenu par la ou le professionnel·le.

13. Données des enfants et décisions automatisées

Les enfants n'ouvrent pas de compte et n'utilisent pas directement Zoey. Les données les concernant sont saisies par la ou le professionnel·le dans le cadre de leur accueil et rendues accessibles aux responsables légaux par un accès propre à leur foyer.

Zoey peut proposer des idées de repas à partir de l'âge, des allergies, des préférences, de la saison et de l'historique. Ces suggestions restent indicatives, n'emportent aucun effet juridique et ne remplacent jamais l'appréciation de la ou du professionnel·le ni les instructions des responsables légaux ou d'un·e professionnel·le de santé.

14. Évolution de la politique

Cette politique peut évoluer avec le service ou la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des personnes qui utilisent Zoey avant son entrée en vigueur. La date et la version publiées en tête de page permettent d'identifier le texte applicable.